Mở sàn bất động sản không chỉ là thuê văn phòng và tuyển sale. Phần lớn sàn mới gặp khó ở vận hành: lead về không ai gọi, bảng hàng lệch giá, booking đối soát tay. Checklist dưới đây chia theo 6 nhóm việc để bạn rà soát trước ngày khai trương.
Phần pháp lý chỉ mang tính gợi ý. Điều kiện kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch và môi giới được quy định trong Luật Kinh doanh bất động sản và các văn bản hướng dẫn hiện hành — hãy đối chiếu văn bản mới nhất hoặc hỏi luật sư trước khi đăng ký.
1. Pháp lý & doanh nghiệp
- Đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh dịch vụ bất động sản phù hợp.
- Rà soát điều kiện về chứng chỉ hành nghề môi giới cho người quản lý và đội ngũ.
- Soạn quy chế hoạt động của sàn, mẫu hợp đồng môi giới, mẫu phiếu đặt chỗ.
- Chuẩn bị hợp đồng phân phối với chủ đầu tư hoặc sàn F1.
- Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng.
2. Đội ngũ & cơ cấu
- Sơ đồ tổ chức: giám đốc sàn, giám đốc dự án, trưởng phòng, sale, marketing, kế toán.
- Chính sách hoa hồng và lương cứng rõ ràng, công bố trước.
- Bộ tiêu chí KPI: số cuộc gọi, ghi chú chăm sóc, lượt dẫn khách, booking.
- Nội quy nhận khách: ai được nhận, nhận theo lượt hay theo điều kiện, bao lâu phải gọi.
- Kế hoạch đào tạo sản phẩm cho từng dự án.
3. Quỹ căn & bảng hàng
- Một nguồn bảng hàng duy nhất — tránh mỗi người giữ một file Excel.
- Quy định trạng thái căn: còn hàng, giữ chỗ, đã cọc, đã bán — ai được đổi trạng thái.
- Chính sách bán hàng, chiết khấu, tiến độ thanh toán theo từng đợt.
- Mẫu phiếu tính giá gửi khách.
- Quy tắc giữ căn: thời hạn giữ, xử lý khi hết hạn để tránh bán trùng.
4. Kênh lead & marketing
- Tài khoản quảng cáo Facebook, Google, TikTok đứng tên doanh nghiệp.
- Zalo OA của sàn và nhóm Zalo nội bộ nhận khách.
- Website hoặc landing page cho từng dự án, có form thu lead.
- Quy ước đặt tên chiến dịch để sau này đo được hiệu quả theo dự án, kênh.
- Ngân sách thử nghiệm và ngưỡng chi phí trên mỗi lead chấp nhận được.
5. Chăm sóc khách hàng
- Bộ trạng thái chăm sóc thống nhất: mới, đã liên hệ, tiềm năng, nóng, cân nhắc, không nhu cầu, sai số.
- Thời hạn cập nhật cho từng trạng thái và quy tắc thu hồi khi quá hạn.
- Kịch bản gọi điện, tin nhắn mẫu cho từng giai đoạn.
- Quy trình chăm sóc sau bán để có khách giới thiệu.
6. Booking, tài chính & báo cáo
- Luồng duyệt booking: ai duyệt, theo thứ tự nào, khi nào kế toán xác nhận tiền.
- Quy trình hoàn cọc và xử lý khách huỷ.
- Báo cáo tuần: lead, lead đạt, hẹn gặp, booking theo dự án và theo sale.
- Cách tính doanh số và hoa hồng cuối kỳ, ai chốt số.
Bắt đầu với công cụ nào?
Với sàn dưới 20 sale, Google Sheet và nhóm Zalo có thể đủ trong vài tháng đầu. Khi bắt đầu chạy quảng cáo cho nhiều dự án, các điểm nghẽn thường xuất hiện cùng lúc: lead không ai nhận, bảng hàng lệch, không biết chiến dịch nào ra booking. Đó là lúc nên chuyển sang một hệ thống quản lý tập trung — tốt nhất là hệ thống vẫn đồng bộ được với Sheet và Zalo để đội không phải đổi thói quen ngay.